Digitalización inteligente para AECIM

Antes de automatizar nada hay que entender bien lo que existe. En esta fase se realiza una sesión de trabajo con el equipo para mapear en detalle los tipos de expediente que gestiona AECIM, los documentos que contiene cada uno, las reglas de validación que se aplican, y quién necesita acceder al sistema. El resultado es un documento de base que define exactamente qué se va a construir y cómo, eliminando suposiciones que después se traducen en retrabajos y costes imprevistos.

Esta fase no es un trámite: es la diferencia entre un sistema que funciona desde el primer día y uno que hay que corregir constantemente. Sin un análisis previo sólido, cualquier automatización produce resultados poco fiables precisamente donde más se necesita fiabilidad. Invertir aquí es la decisión más rentable del proyecto.

Hoy la información de cada expediente está repartida entre la aplicación, carpetas en el servidor y el conocimiento de las personas que llevan el proceso. No existe un sitio único donde consultar el estado de un expediente, qué documentos tiene, en qué fase está y qué está pendiente. Eso obliga a buscar, preguntar y reconstruir el contexto cada vez que alguien necesita trabajar con un caso.

La capa 1 resuelve esto con una base de datos centralizada en Airtable: un registro por expediente, con su estado, remitente, fechas clave y enlace directo a la carpeta correspondiente en el servidor. El equipo tiene visibilidad completa del estado de la gestión en tiempo real, puede filtrar por estado o fecha, y priorizar el trabajo diario sin depender de la memoria de nadie.

En paralelo, se construye el repositorio de expedientes medioambientales para el área de sostenibilidad: una estructura equivalente con vistas por cliente, documentación asociada y alertas automáticas de obligaciones periódicas. Mismo sistema, mismo momento, sin coste adicional de aprendizaje para el equipo.

Esta capa tiene valor por sí sola aunque no se implementen las siguientes. El control y la visibilidad que aporta justifican el proyecto antes incluso de tocar ninguna automatización.

Actualmente, descargar los documentos de cada expediente desde la aplicación y organizarlos en las carpetas del servidor es una tarea puramente mecánica que se hace a mano, una a una. Con 4.000 expedientes al año, eso representa cientos de horas de trabajo que no aportan ningún valor: tiempo que el equipo dedica a mover archivos en lugar de revisar su contenido.

La capa 2 automatiza completamente ese proceso mediante un agente de inteligencia artificial (Hermes Agent, software de código abierto y uso gratuito) que opera sobre la aplicación web exactamente como lo haría una persona: navega, identifica los documentos, los descarga y los coloca en la estructura de carpetas correcta del servidor local. No requiere modificar la aplicación existente ni depender de ninguna integración.

La solución corre en un mini PC dedicado conectado a la red local de AECIM (Beelink SER5 o similar, 300–400 € de compra única), lo que garantiza que ningún documento sale del servidor en ningún momento. El equipo puede seguir trabajando con normalidad mientras el agente opera en segundo plano.

Con los documentos ya organizados en el servidor, la capa 3 añade la capa de análisis: un sistema de inteligencia artificial que revisa cada expediente, identifica el tipo de cada documento, detecta problemas evidentes (documentos ilegibles, campos que no coinciden, facturas que faltan, datos incorrectos) y genera un informe de estado por expediente antes de que ninguna persona lo abra.

El resultado es que el equipo llega a cada expediente sabiendo ya si está limpio o si necesita atención, qué tipo de problema tiene y qué hay que subsanar. Lo que hoy requiere entre 15 y 30 minutos por expediente puede reducirse a una revisión de 3–5 minutos en los casos bien documentados. Con 4.000 expedientes al año y un 30% que llegan correctos a la primera, el ahorro potencial es de entre 150 y 300 horas anuales solo en esa fracción, sin contar el impacto en los expedientes problemáticos.

El objetivo no es sustituir el criterio humano: los casos complejos, las decisiones sobre subsanaciones y la relación con la administración siguen requiriendo personas. El objetivo es que esas personas lleguen a esos casos con el trabajo mecánico ya hecho y la información relevante ya procesada.

El sistema utiliza la API de Claude (Anthropic) para el análisis documental. A diferencia de los modelos gratuitos, que financian su uso entrenando con los datos de sus usuarios, Anthropic tiene una política explícita de no retención de datos en su API: los documentos se procesan y no se almacenan. Es la opción que combina máxima calidad de análisis con las garantías de privacidad que requiere la gestión de expedientes de empresas.

Una vez construido el sistema, cambiar de modelo de IA no requiere rehacer el desarrollo: si en el futuro existe un modelo más asequible que realice el trabajo con la misma calidad, la migración es directa.